Potrącenia z wynagrodzenia za pracę – kiedy i jaką kwotę wolno potrącić

Wynagrodzenie za pracę, stanowią podstawę utrzymania pracownika i jego rodziny i podlega szczególnej ochronie prawnej. Pracownik nie może się zrzec wynagrodzenia, a pracodawca nie może odmówić jego wypłaty. W niektórych przypadkach dopuszczalne jest jednak dokonywanie potrąceń z kwoty należnego pracownikowi wynagrodzenia, jednakże dokonując potrącenia pracodawca musi dochować szczególnej staranności. W uzasadnieniu do wyroku z dnia 14 października 1997 roku sygn. I PKN 319/97Sąd Najwyższy stwierdził, iż wynagrodzenie za pracę z założenia przeznaczone jest na zaspokajanie bieżących potrzeb własnych pracownika i jego rodziny. W związku z tym chronione jest w sposób bezwzględny, nawet z ograniczeniem swobody dysponowania prawem do niego przez samego uprawnionego. Ochrona wynagrodzenia za pracę polega przede wszystkim na ograniczeniach w dokonywaniu potrąceń z należnej pracownikowi kwoty wynagrodzenia, i to zarówno w zakresie przedmiotu potrącenia jak i jego wysokości.

Potrącenia ze składników wynagrodzenia

Dokonywania potrąceń z wynagrodzenia określone zostały m.in. w art. 87 § 1 kp. należy zwrócić jednak uwagę, że definicję wynagrodzenia należy rozumieć szeroko – nie jest to tylko świadczenie za wykonaną pracę, ale również różnego rodzaju dodatki do wynagrodzenia – premie, prowizje, nagrody, wynagrodzenie za nadgodziny, odprawy pracownicze itp. Wszystkie te elementy są świadczeniami związanymi ze stosunkiem pracy, a więc podlegają ochronie tak samo, jak wynagrodzenie zasadnicze pracownika.

Powyższe stwierdzenie oznacza, że w danym miesiącu, jeśli pracownik oprócz pensji podstawowej otrzymywał również w/w składniki wynagrodzenia, to pracodawca powinien je podsumować, wyliczyć wynagrodzenie netto pracownika, ustalić dopuszczalne granice potrącenia oraz zastosować jedną kwotę wolną. Potrąceń dokonuje się z pensji netto pracownika, a co można potrącać z pensji, zależy z jednej strony z przepisów, a z drugiej z ustaleń między pracownikiem i pracodawcą.

Kodeks pracy dzieli potrącenia na dwie grupy:

- Przymusowe (wynikające wprost z ustawy)
- Dobrowolne, dokonywane na rzecz pracodawcy lub innych podmiotów (składki związkowe, programy dobrowolnych ubezpieczeń na życie itp.)

Do potrąceń przymusowych, zgodnie z powołanym przepisem, zalicza się:
Kwoty wymagane na mocy tytułów wykonawczych na zaspokojenie świadczeń alimentacyjnych,
Kwoty egzekwowane na mocy tytułów wykonawczych na pokrycie należności innych niż świadczenia alimentacyjne,
Zaliczki pieniężne udzielone pracownikowi,
Kary pieniężne, o których mowa w art. 108 kp.

Kolejność powyższych potrąceń nie jest przypadkowa – jeśli pracownik posiada kilka z powyższych zobowiązań, czyli. np. alimentacyjne i z tytułu niespłaconych kredytów, które egzekwowane są z jego pensji, to potrąceń najpierw dokonuje się na rzecz świadczeń alimentacyjnych, niespłacone kredyty mają z punktu widzenia przepisów niejako mniejszą ważność.

Potrącenia przymusowe dokonywane są niezależnie od woli pracownika. Jeśli pracodawca otrzyma od komornika informację o zajęciu wynagrodzenia pracownika za pracę, to pracownik nie ma w tej gestii nic do powiedzenia – pracodawca dokonuje bowiem potrąceń bez jakichkolwiek uzgodnień z pracownikiem. Pamiętać jednak należy, iż aby potrącenia dokonywane były prawidłowo, to komornik musi przesłać pracodawcy orzeczenie sądu zaopatrzone w klauzulę wykonalności. Potrąceń na świadczenia alimentacyjne pracodawca może również dokonywać bez postępowania egzekucyjnego, jeśli odbywa się to na wniosek wierzyciela na mocy przedłożonego przez niego tytułu wykonawczego.

Potrącanie należności niealimentacyjnych odbywa się natomiast w trybie egzekucji sądowej lub administracyjnej.

Zaliczki pieniężne, potrącane z wynagrodzenia za pracę to głównie kwoty pobrane przez pracownika np. z kasy zakładowej np. na zakup materiałów biurowych, narzędzi, paliwa, czy na podróże służbowe. Są one traktowane jako mienie powierzone pracownikowi z obowiązkiem wyliczenia się, zatem jeśli pracownik nie rozliczy się z nich z pracodawcą, to pracodawca ma możliwość potrącania nierozliczonych należności z wynagrodzenia pracownika, przy czym do takich potrąceń nie jest wymagana zgoda pracownika.

Ostatni rodzaj potrąceń przymusowych to potrącenia z wynagrodzenia kar pieniężnych, nałożonych na pracownika na skutek naruszenia przez niego obowiązków pracowniczych. Kary pieniężne pracodawca może nałożyć na pracownika za nieprzestrzeganie przepisów BHP, samowolne oddalenie się z miejsca pracy lub opuszczenie go bez usprawiedliwienia, spożywanie alkoholu lub przyjście do pracy w stanie nietrzeźwości.

Potrącenia dobrowolne nie zostały szczegółowo uregulowane w przepisach prawa pracy. Ważne jest natomiast jedno – dobrowolne potrącenia z wynagrodzenia mogą być dokonywane jedynie za pisemną zgodą pracownika. Jakakolwiek inna forma (np. ustna zgoda pracownika) jest nieważna (tak wypowiedział się np. Sąd Najwyższy w swym wyroku z dnia 1 października 1998 roku sygn. I PKN 366/98). Pracodawca musi zatem bezwzględnie dopilnować, aby pisemna zgoda pracownika znalazła się w jego dokumentacji. Jeśli pracodawca dokona potrącenia dobrowolnego (nawet słusznie) bez zgody pracownika, to dochodzi do wadliwej wypłaty wynagrodzenia (naruszenia w sposób ciężki podstawowych obowiązków pracodawcy). Zaznaczyć należy, iż ważna jest tylko pisemna zgoda na dokonanie konkretnego potrącenia i w konkretnej kwocie. Nie można zatem wymagać od pracownika zgody na dokonywanie potrąceń np. w przyszłości, jeśli nie są one bliżej określone.

Z wynagrodzenia za pracę odlicza się, w pełnej wysokości, kwoty wypłacone w poprzednim terminie płatności, jeżeli z uwagi na nieobecność w pracy pracownik nie zachował do nich prawa. Pracodawca ma możliwość dokonania takiego potrącenia tylko w terminie wypłaty następującym bezpośrednio (zobacz wyrok Sądu Najwyższego z dnia 12 kwietnia 1996 roku sygn. I PRN 32/96.

Przy nakładaniu i potrącaniu kar pieniężnych pracodawca musi pamiętać, iż kara za jedno przewinienie pracownika nie może przekraczać wynagrodzenia za jeden dzień pracy. Wartość tę oblicza się według zasad obowiązujących przy ustalaniu ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy, z zastosowaniem współczynnika obowiązującego dla danego roku kalendarzowego. Łącznie natomiast kary pieniężne nie mogą przewyższać dziesiątej części wynagrodzenia przypadającego pracownikowi do wypłaty, po dokonaniu potrąceń sum egzekwowanych na mocy tytułów wykonawczych oraz zaliczek pieniężnych.

Kwotę wolną od potrąceń oblicza się na podstawie minimalnego wynagrodzenia, które obowiązuje w danym roku, niezależnie od tego, za jaki okres czasu wypłaca się świadczenie podlegające potrąceniu (jeśli np. w lutym 2016 pracownik dostał nagrodę za poprzedni rok, to ustalając kwotę wolną od potrąceń należy przyjąć minimalne wynagrodzenie, obowiązujące w 2016 roku. Liczy się bowiem data wypłaty, co potwierdził Główny Inspektorat Pracy w swym piśmie z dnia 3 lipca 2008 roku GPP-306-4560-457/08/PE.

Wątpliwości budzić może ustalanie kwoty wolnej od potrąceń w pierwszym roku pracy pracownika, w którym zgodnie z przepisami pracodawca może ustalić jego wynagrodzenie na poziomie 80 % minimalnego wynagrodzenia za pracę. Zmniejszenie płacy minimalnej pracowników w pierwszym roku pracy nie oznacza automatycznie, iż kwotę wolną od potrąceń należy również liczyć od 80 %.

Szukaj w artykułach: